Проведение бизнес-мероприятия: скупой платит дважды

 
Российская действительность такова, что многие компании, прежде всего – небольшие, не пользуются услугами PR агентств (event-агентств) для организации и проведения бизнес-мероприятий. Причин много: финансовая ("Слишком дорого"), невысокий интеллектуальный уровень руководителей ("Зачем я буду тратить на это деньги..."), недоверие (нередко имеющее под собой основания). Поэтому и сегодня, как много лет назад, мы сталкиваемся с ситуациями, когда топ-менеджер, принимающий решения, "и жнец, и швец, и на дуде игрец". Но это скорее исключение из правил. Руководители, ценящие свое время, обязательно обратятся к специалистам.
Любое мероприятие (а бизнес-event – в первую очередь) может считаться успешным, если все участники – и гости, и организаторы – покидают его с ощущением, что все удалось. Ведь проведение такого мероприятия – только прелюдия к дальнейшему сотрудничеству, это первый добрый знак, что в дальнейшем оно будет плодотворным.
Нередко приходится наблюдать, что наши бизнесмены не обладают навыками системного планирования, часто действуют по принципу русского "авось". Итоги этого всегда одинаковые: забыли сделать бейджи для участников, раздаточный материал из типографии прибыл к концу действа, не учли, как организовать зоны для курящих, и т. д., и т. п.
Любое бизнес-мероприятие должно иметь строгий план, разрабатывать его следует по принципу «обратного отсчета», т. е. от даты проведения мероприятия. Это позволит оценить и заложить правильные сроки на разработку, изготовление и доставку материалов, рассылку приглашений и получение ответов и самое главное – обеспечить координацию между всеми состаляющими плана. Профессионально составленный план позволит контролировать затраты и избежать непредвиденных расходов.
Все этапы подготовки должны контролироваться, договоренности – фиксироваться в письменном виде (хотя бы в виде переписки по электронной почте или SMS). Это занимает минуты, но часто экономит многие часы работы, тысячи и десятки тысяч евро, рублей, миллионы нервных клеток, а порой просто спасает мероприятие.
При планировании мероприятий не следует забывать, что средней нормой посещаемости является 60% от числа зарегистрировавшихся.
Нередко клиенты или сами организаторы с целью экономии выбирают наиболее дешевый вариант, неизбежным результатом становится либо откровенно низкое качество (непопадание в корпоративные цвета, плохой звук или свет, голодные гости и пр.), либо значительные дополнительные затраты на исправление ситуации в последний момент.
Один из ключевых моментов – правильный выбор конференц-зала. При бронировании конференц-зала будет нелишним выяснить, с какого момента зал считается забронированным (с момента получения подтверждения бронирования, с момента внесения частичной предоплаты и т. п.). Следует изучить договор на аренду конференц-зала, так как он может содержать различные штрафные санкции, например за отказ от бронирования, или, например, за порчу имущества.
При обсуждении мероприятия с конференц-площадкой важно выявить все нюансы: какое оборудование предоставляется (что входит в пакет обслуживания, что – за дополнительную плату), где места для курения, как выглядят туалеты (пропорционально ли количество кабинок количеству приглашенных).
Очень важно, как будет организовано начало. Практика показывает, что не все российские бизнесмены придерживаются принципа "Точность – вежливость королей". Поэтому лучше предусмотреть в начале мероприятия 15-30 минут, например, на приветственные слова (приветственный коктейль). Это позволит дождаться опоздавших, а присутствующим даст возможность установить личные контакты в неформальном общении.
Формальная часть не должна быть слишком затянутой. Участники мероприятия способны внимательно слушать максимум 1,5 часа, после чего им обязательно нужен перерыв. Оптимально кофе-брейк должен продолжаться полчаса. В теплое время года нужно предусмотреть кулер с водой, либо бутылочки с водой. Хорошей идеей станут фирменные бутылочки с логотипом компании. Важным моментом является изготовление бейджей для участников мероприятия, причем будет хорошо, если внешне бейджи организаторов и докладчиков будут отличаться от бейджей слушателей.
При подготовке раздаточных материалов важно учитывать специфику аудитории. Например, ИТ-специалисты предпочтут кипе рекламных проспектов материалы на цифровых носителях. Наибольшую ценность для участников представляют PowerPoint-презентации, их по возможности также нужно распространить среди участников мероприятия.
При организации VIP-меропритяий актуальным является вопрос безопасности. Согласование списков гостей со службами безопасности, пропуск на мероприятие, наличие оружия у сотрудников служб безопасности VIP-персон, зонирование территории, ограничения на передвижения гостей – все эти вопросы представляют собой отдельный блок. Целый ряд неудобств, связанных с требованиями безопасности, неизбежны, и чаще всего гости, включая VIP-персон, с пониманием к этому относятся. Однако задача организаторов – как можно больше минимизировать неудобства.
Особая группа приглашенных – это представители СМИ. Организаторы мероприятия должны быть хорошо знакомы с ожиданиями прессы и делать все от них зависящее для того, чтобы работа журналистов сопровождалась минимумом неудобств и ограничений. Недовольство журналиста вполне может отразиться и на имидже организаторов.
И напоследок. Любое хорошо спланированное мероприятие не исключает, тем не менее, форс-мажорных обстоятельств (главный докладчик попал в автомобильную пробку и т. д.). Чтобы избежать провала, необходимо изначально иметь и план «Б».
Исходя из всего сказанного, для всесторонней подготовки бизнес-мероприятия лучше всего обратиться в профессиональное агентство: сочетание опыта, организованности и дисциплины вкупе с креативным подходом позволит создать тот продукт, который станет залогом успешного развития бизнеса.

Основные условия эффективного проведения презентации:

  1. Сообщение новой информации о предмете презентации.
  2. Информация об организации должна иметь общественно значимый смысл.
  3. Во время презентации должна быть установлена и укреплена связь с аудиторией.
  4. Презентация должна способствовать решению экономических проблем фирмы.

Основные принципы организации презентаций:

  1. Четкое формулирование целей.
  2. Составление подробного плана подготовки презентации. Программа (план, сценарий) презентации должна быть четко расписана под цели, поставленные перед проведением мероприятия.
  3. Достаточное время для подготовки.
  4. Создание оргкомитета (руководящего ядра) по подготовке презентации.
  5. Компенсация расходов на подготовку и проведение презентации. Качественная масштабная презентация требует значительных затрат, поэтому высоко ценятся идеи, позволяющие в какой-либо мере компенсировать расходы, например, это могут быть различные аукционы, продажа сувениров и др.
 
своими руками

seo